MPS en Xibis integreren en implementeren ERP LN 10.2

MPS gebruikte al een hele lange tijd Exact. Exact had echter zijn beperkingen en bood onvoldoende ondersteuning om alle bedrijfsprocessen goed te kunnen monitoren en kon bovendien niet geheel geïntegreerd toegepast worden. Veel zaken werden buiten Exact om geregeld.

Service had bijvoorbeeld een eigen losstaande service applicatie en ook het beheer van de machineconfiguratie vond plaats in een aparte Access Database. Gegevens werden vervolgens via importprogramma’s overgeheveld naar Exact.

Exact beschikte niet over een projectenmodule waardoor bijvoorbeeld niet op projectbasis ingekocht en geproduceerd kon worden. De planning van de projecten werd ook separaat gedaan in een Excel omgeving, terwijl productieorders niet separaat gepland konden worden omdat het te arbeidsintensief was. De grootste uitdaging was dan ook om alle bedrijfsprocessen geïntegreerd te laten werken.

De oplossing

Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in de keuze voor Infor ERP LN 10.2 met als implementatiepartner Xibis. September 2013 is het project officieel van start gegaan met als doel live te gaan op 1 april 2014 (overeenkomstig het financiële boekjaar).

Het team bestond uit 9 projectgroep leden van MPS en een 4-tal consultants van Xibis onder leiding van een projectmanager van MPS.

Binnen Infor ERP LN worden alle handelingen zoals Logistiek (inkoop, verkoop, magazijn), Planning, Productie, Projecten, Service, Financiële administratie en Multi Site worden ondergebracht inclusief de productconfigurator ten behoeve van het samenstellen van de machines.

Voor de opmaak en distributie van externe documenten is Formdesigner van Hidox ingezet. Hierdoor kunnen professionele documenten gemaakt worden en kan de distributie van documenten via andere distributiekanalen (bv. via e-mail) plaatsvinden.

Het resultaat

De eerder gestelde live datum van april bleek door omstandigheden niet haalbaar waardoor MPS uiteindelijk op 1 december 2014 succesvol live is gegaan met Infor ERP LN 10.2. Onder andere de overgang van een puur administratief systeem naar een volledig geïntegreerde ERP-oplossing bleek voor MPS een grotere omschakeling dan verwacht. Ook was het voor MPS lastiger dan verwacht om bepaalde keuzes te maken t.a.v. huidige processen/inrichting naar een nieuw proces/inrichting wat uiteindelijk resulteerde in een langere doorlooptijd.

De live gang werd daarom bijgesteld naar 1 december 2014. Na een succesvolle conversie was de live gang van ERP LN een feit. De langere doorlooptijd had wel het voordeel dat het projectteam meer tijd had om zaken netjes af te maken en gebruikers op te leiden, waardoor de overgang zelf weinig problemen heeft opgeleverd.

Het bedrijf

MPS Systems B.V. is een dynamisch, innovatief bedrijf dat flexo en offset drukpersen produceert en levert voor de wereldwijde smalbaan industrie. De drukpersen van MPS zijn bekend door hun innovatie, flexibiliteit, uitstekende printkwaliteit en een hoge return on investment ratio.

Wat MPS onderscheidend maakt is dat ze hun klanten begrijpen door te luisteren naar de behoeften. MPS is energiek en gemotiveerd in het leveren van de beste kwaliteit.

Optimalisatiepunten

In de loop van het eerste kwartaal van 2015 zijn er een aantal optimalisatiepunten gedefinieerd die op dit moment worden opgepakt.

PCM

Eén ervan is het implementeren van Infor PCM. PCM zal worden ingezet voor het maken van offertes door dealers, agenten en ook door MPS zelf. In een latere fase zal een koppeling met ERP LN gemaakt worden. In PCM is via een web portal een uitgebreide productconfiguratie mogelijk met prijzen etc. Ook mogelijk is ondersteuning van afbeeldingen en documentatie die bij de verschillende configuratieopties zichtbaar gemaakt worden. Tenslotte kunnen offerte- en orderdocumenten worden afgedrukt met daarin de configuratie gegevens, afbeeldingen, prijzen, etc.

Plantool

Een ander belangrijk optimalisatiepunt is het inzetten van de Plantool van Xibis voor de detailproductieplanning.

Plantool biedt voor MPS o.a. de volgende voordelen:

  • Grafisch inzicht in capaciteitsbezetting
  • Flexibel kunnen optimaliseren van het productieproces

Ervaringen van MPS met XIBIS

Omdat automatisering een dynamisch proces is, de wereld om ons heen verandert continue, ben je altijd bezig met verdere optimalisering. Naarmate je meer ervaring opdoet zie je dat de vragen ook anders worden. Door de interactie met de ervaren consultants van Xibis en de kerngebruikers van MPS krijgen we een steeds beter werkend automatiseringssysteem.

Zoals vaak met ERP-systemen zijn de standaard rapportages ook erg standaard en voldoen niet altijd in de behoeftes van de gebruikers. Doordat we ook met HiDOX werken kunnen we op een gebruikersvriendelijke manier de reports aanpassen. Bij het inrichten van de PlanTool van Xibis wordt nu ook gelijk een rapport gekoppeld die ons inzicht geeft in de voortgang van de projecten.

De huidige inrichting van de service module zorgt ervoor dat service volledig geïntegreerd werkt met de andere modules van ERP LN. Hierdoor zijn de nieuwe machines al direct beschikbaar in de servicemodule en kan er direct service op worden verricht. Ook de logistieke en financiële afhandeling van service orders is volledig geïntegreerd met de andere modules.

Er zijn op nog een aantal punten binnen service die aandacht vragen. Dit betreft het gebruik van service offertes, de volledige integratie van servicegaranties/retouren in het logistieke proces en het opbouwen van een serviceconfiguratie van de machines. Deze punten zullen in de optimalisatiefase verder aan bod komen.

Richard Tijsseling  |  Projectmanager ERP