Norma en Xibis integreren en implementeren in 4 maanden 2 bedrijven in ERP LN en optimaliseren daarna direct verder.
Het bedrijf
Norma is een hightech eerstelijns toeleverancier, die complete mechatronische systemen ontwerpt, produceert en samenstelt. De kernkracht van Norma zit in de ruime ervaring op het gebied van ultraprecisie activiteiten. Met voortdurend oog voor innovatie en no-nonsense ondernemerschap heeft het bedrijf wereldwijd een unieke positie als het gaat om precisiebewerking en ultra precisie modules. De onderneming is één van de weinige bedrijven in de wereld die een nauwkeurigheid van (minder dan) één duizendste millimeter kan garanderen. Norma biedt triple A-producten aan triple A-klanten en staat bekend als een bedrijf dat verder gaat waar anderen zouden stoppen.
De probleemstelling
Norma Hengelo draaide met de twee vestigingen in Hengelo op twee verschillende ERP pakketten, met volledig verschillende product structuren en planningsmethodieken. Echter, vanuit de Norma directie was reeds gekozen voor ERP LN als het ERP systeem. Tijdens een eerdere migratie-poging met enkel een projectleider van een andere ERP LN dienstverlener in 2011/2012 was het niet gelukt de tweede vestiging ook op ERP LN te krijgen. Ondertussen was er dringend behoefte aan een integraal financieel en logistiek inzicht. Tenslotte was er nog de wens om ook de twee fysieke vestigingen tot één vestiging samen te voegen, zowel fysiek als in ERP LN. Conclusie was dus dat er behoefte was aan één gezamenlijk ERP LN systeem en een geschikte dienstverlener om het andere ERP pakket te migreren naar ERP LN. Vanuit deze situatie is begin 2013 contact gezocht met Xibis.
De oplossing
Na diverse gesprekken is Xibis in de loop van 2013 gestart met een aantal onderzoeken binnen Norma Hengelo. De conclusie was dat het mogelijk moest zijn om ook het andere ERP pakket naar ERP LN te migreren. Wel was de uitdagende wens dit project, parallel lopend met het fysiek samenvoegen van de twee vestigingen, voor het einde van het jaar te realiseren. Vanaf september is het implementatie project gestart met als doelstelling een single-logistic en single-finance structuur. Hierbij stonden ERP LN en een volledige integratie van de twee vestigingen niet ter discussie met als hoofddoelstelling het halen van een live-gang per 1 januari 2014. Het laatste mocht echter nooit ten koste gaan van het bedienen van de klanten. Zo begonnen ongeveer 25 direct betrokkenen vanuit Norma en Xibis aan een race tegen de klok.
Het resultaat
Het was een flinke uitdaging om in 4 maanden tijd zowel het project op te starten en vorm te geven als ook alle inhoudelijke knopen te bepalen en door te hakken, de benodigde (proces)kennis op te bouwen en te documenteren, de dataconversie voor te bereiden en uit te voeren, diverse simulaties te houden en een goede go-live te waarborgen. Na maanden van hard werken ging ERP LN inderdaad op tijd live en waren er daarna geen noemenswaardige problemen. Het ERP LN gebruik is in januari gestabiliseerd en de geconstateerde problemen zijn opgelost. Tegelijkertijd waren eind 2013 de gewenste verdere optimalisaties in beeld gebracht welke begin 2014 dan ook bijna per direct zijn opgestart en tot op de dag van vandaag doorlopen. Om met direct project verantwoordelijke Bart Coenradi (Operations Manager a.i.) te spreken: “Uiteraard de migratie maar met name het continu verbeteren van processen is een reis die nooit tot een einde komt. Wel heeft zo’n reis altijd tussenstations die bewust moeten worden aangedaan. Xibis is hierin en tot op de dag van vandaag de juiste partner gebleken met naast de kennis en know-how van ERP LN ook een gezonde dosis eigengereidheid, kennis van procesoptimalisaties maar ook van de verschillende systemen rondom ERP LN. Waarbij het succes van dit soort trajecten vooral bepaald wordt door de vent en minder door de tent, en dat zit helemaal goed bij Xibis.”